La gestione del tempo, o time management, è una delle skills piú importanti per costruire una vita efficiente e di successo. Spero che questi 15 strategie per una gestione del tempo migliore ti aiutino ad evitare di vivere in uno stato di confusione psicofisico.
Cos’è il time management, cosa si intende per gestione del tempo?
Il time management, o gestione del tempo, è la pianificazione e coordinamento di compiti, responsabilità e attività di una persona. Lo scopo del time management è quello di massimizzare l’efficacia e la produttività degli sforzi di un individuo, riducendo eventuali sprechi di tempo.
In sostanza, quello che spero di condividere con questi 15 strategie per una gestione del tempo ottimale è permetterti di portare a termine di (lavoro, famiglia, o attività) in meno tempo.
15 strategie per una gestione del tempo ottimale e pratica per raggiungere i tuoi obiettivi:
1. Punta la sveglia presto per avere più tempo.
Il primo dei miei 15 strategie per una gestione del tempo ottimale è quello di svegliarti presto. Come ho documentato nel mio esperimento pubblicato su YouTube, avere qualche ora in più da dedicare ai tuoi obiettivi personali o professionali ti aiuterà ad aumentare la tua produttività e guadagnare un sorta di controllo sulle tue aspirazioni.
In media, il tuo corpo richiede 6-8 ore di sonno per essere al top e garantirti una performa fisica e mentale ottimale per tutta la giornata, quindi assicurati di adottare una routine notturna in grado di farti riposare bene.
2. Crea obiettivi SMART. Ecco come fare.
Esiste un modo giusto e uno sbagliato di fissare obiettivi; lasciami mostrarti come fissare obiettivi SMART, nel modo giusto. Questo ti permetterà di aumentare la produttività, evitando di perdere tempo in confusione ed inutili giri di parole.
3. Usa App per gestire il tempo. (Gratuite)
Questo non è necessario, ma può aiutare. Ci sono molte App che ti possono aiutare a gestire il tempo, alcune persino tengono traccia di ogni minuto trascorso.
Personalmente, in questo articolo dei 15 strategie per una gestione del tempo ottimale ti offro una risorse gratuita: Trello.
Questo blog è privo di pubblicità o sponsor, perché credo nella sincerità non pagata.
Trello ti permette di creare checklist su varie colonne così da semplificare non solo la tua vita quotidiana, ma ti permette anche di gestire i tuoi progetti nel lungo andare in un posto solo.
4. Massimizza la gestione del tuo tempo alla mattinata.
Anche se è un fattore personale, la maggior parte delle persone beneficia dall’energia e lucidità di mente del mattino per compiere quelle mansioni che richiedono una certa priorità (in ordine di complessità o richiesta). Gestire il tempo mattutino al meglio, può essere una vera svolta nella tua giornata.
N.B. Tieni sempre a mente quali sono le tue priorità della giornata e portale a termine in ordine di importanza.
5. Scopri il tuo “flusso produttivo”
Come fai a trovare il tuo flusso produttivo? Pensaci, sicuramente avrai notato che in certi orari della giornata la concentrazione è maggiore rispetto ad altre ore. Logicamente, in questi archi di tempo, anche la tua produttività aumenta.
Questo è uno dei miei tip preferiti tra questi 15 strategie per una gestione del tempo ottimale perchè ti porta a capire che quando la tua mente è in completa armonia con le condizioni esterne di lavoro, hai trovato il tuo “flusso produttivo”, o “zona di produttività”.
Sfrutta questa conoscenza personale per pianificare la tua giornata in relazione a quando ti senti di dare il meglio di te.
6. Individua le distrazioni ed eliminale dalla tua vita
Individuare ed eliminare le distrazioni della tua vita può essere più difficile di quanto ti creda, ma è uno dei miei 15 strategie per una gestione del tempo ottimale più importanti.
E-mail, notification, messaggi sui social media, telefonate, sono alcune delle distrazioni più comuni sul posto di lavoro. Statistiche mostrano che queste piccole distrazioni ti portano a perdere 759 ore all’anno di produttività sul posto di lavoro.
N.B. Pensaci, questo significa che una mansione di 60 minuti potrebbe richiederti più di 3 ore per portarla a termine.
Metti il cellulare in modalità silenziosa e disattiva le maledette notifiche.
Leggi anche: I social fanno male: il lato oscuro secondo la scienza.
7. Attenzione al multitasking.
Molti consigliano di sfruttare il multitasking per gestire i tempo in modo ottimale e massimizzare la produttività, ma una ricerca suggerisce che solo il 2% delle persone può svolgere efficacemente più compiti allo stesso tempo. Per il restante 98% delle persone, il multitasking è uno spreco di tempo e una riduzione di produttività complessiva.
N.B. Invece di usare la tua attenzione in tre cose diverse, concentrati interamente su una sola cosa per un determinato arco di tempo (30, 45, o 60 minuti), dopo di chè valuta la situazione, puoi passare al prossimo lavoro o hai bisogno di qualche altro minuto? Questo è comunemente chiamato, timeboxing.
8. Permettiti piccole pause più frequentemente.
5 o 10 min di pausa dopo ogni 45 min di lavoro possono portare la tua produttività a un altro livello. Prava!
P.S. Usa il timer del cellulare per scandire il tempo!
9. Trova ispirazione: citazioni, video, audiolibri
Può essere difficile concentrarsi sul lavoro quando non si è completamente motivati all’interno. Durante le tue pause cerca qualcosa che ti motivi!
Citazioni e frasi motivazionali, TEDx o audiolibri! Quando senti di voler procrastinare, affidati a loro per trovare quel calcio nel sedere di cui hai bisogno. Oppure, fai solo una piccola passeggiata!
N.B. Il modo migliore per far fronte al grande problema della procrastinazione è suddividere il lavoro in una serie di punti. Passo dopo passo, queste mansioni renderanno il tuo obiettivo fattibile e ti daranno un piano ben preciso (dall’inizio alla fine) di come avanzare. Prova anche a metterti delle scadenze ben dettagliate per tenerti a bada con il tempo.
10. Dormi abbastanza ogni notte (7–8 ore)
Studi mostrano che una scarsa qualità di sonno influenza la giornata in modo più negativo che positivo. Rischi di salute a parte, dormire poco offusca anche le tue prestazioni mentali.
Non ci credi? Leggi anche: Sveglia Alle 5 Per 6 Mesi. Esperienza VS Scienza.
11. Delegare o esternalizzare. Ecco alcune opzioni.
Ricordati che non devi fare tutto da solo\a. Che tu sia un principiante, un dirigente, un manager, una madre, un padre, ecc impara a delegare. Non solo ti darà abbastanza tempo per concentrarti su cose importanti a tè stesso\a, ma ridurrà notevolmente anche il tuo carico di lavoro.
12. Impara a dire di no.
Non è mai una buona idea assumersi più responsabilità di quante tu ne possa gestire. Cerca di restare onesto\a con i tuoi obiettivi e dai la priorità alle cose che ti sono chiare. Amici, famiglia, colleghi, spesso richiedono la nostra presenza o aiuto, ma sta a te decidere quando queste attività ti allontanano dai tuoi obiettivi e ti portano a perdere tempo.
La prossima volta che trovi difficile gestire il tempo, fai un respiro profondo e ricordati questi 15 strategie per una gestione del tempo ottimale. Focalizzati su un singolo compito alla volta, completalo e passa al prossimo senza stressarti troppo.
13. Usa un calendario online o un’agenda.
Con l’avvento dei calendari online, è possibile gestire facilmente non solo la giornata, ma anche il mese o l’intero anno. Contrassegna date ed eventi importanti, imposta promemoria, metti in programma visite mediche ed altre responsabilità che non puoi dimenticare.
14. Crea blocchi di attività simili
Unire attività simili può farti risparmiare una notevole quantità di tempo. Ad esempio, usa un momento specifico per rispondere a e-mail, messaggi o fare telefonate piuttosto che farlo ogni tanto durante il giorno.
Ti aiuterà a gestire il tuo tempo secondo le tue priorità in modo strutturato. Inoltre, consentirai al tuo cervello di concentrarsi meglio su certe faccende e portarle al termine in modo produttivo senza sprechi di tempo.
15. Traccia il tuo tempo. Cosa stai facendo?
Per gestire al meglio il tempo, devi essere cosciente di come e dove viene trascorsa ogni ora della tua giornata. Inizia a monitorare il tuo tempo, tieni traccia delle ore in cui lavori, del tempo che usi per tè stesso\a, e anche di quello che invece passi in relax durante i pasti o alla sera con i tuoi cari.
